Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine neue gesetzliche Regelung in Kraft (§ 146a AO in Verbindung mit dem BMF-Schreiben vom 28.06.2024). Diese verpflichtet alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem nutzen, detaillierte Informationen über ihre Kassen dem Finanzamt zu übermitteln. Diese Maßnahme soll Manipulationen vorbeugen und die Steuertransparenz erhöhen.

Wer ist betroffen?

Die Meldepflicht gilt für alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme, Registrierkassen oder andere digitale Aufzeichnungssysteme einsetzen – unabhängig davon, ob diese gekauft, gemietet oder geleast wurden. Es spielt keine Rolle, ob Sie ein kleines Ladengeschäft oder ein großes Unternehmen führen – die Anforderungen sind identisch. Ausnahmen gelten lediglich für Taxameter und Wegstreckenzähler (§ 146a Abs. 1 AO).

Welche Daten müssen gemeldet werden?

Folgende Informationen müssen dem Finanzamt übermittelt werden, und zwar nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch elektronische Datenübertragung:

1. Name des Steuerpflichtigen
2. Steuernummer
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
5. Anzahl der verwendeten Systeme
6. Seriennummer des Geräts
7. Datum der Anschaffung
8. Datum der Außerbetriebnahme

Wichtige Fristen und Nachmeldefristen

• Vorhandene Kassensysteme (vor dem 1. Juli 2025 angeschafft): Diese müssen bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden.
• Neue Kassensysteme (ab dem 1. Juli 2025 angeschafft): Die Meldung muss innerhalb eines Monats nach der Anschaffung erfolgen.

Wie erfolgt die Meldung?

Die Datenübermittlung erfolgt ausschließlich elektronisch über das Online-Portal „Mein ELSTER“ oder über eine dafür geeignete Software mit einer ERiC-Schnittstelle. Eine Meldung in Papierform ist nicht zulässig. Moderne Kassensysteme bieten oft eine integrierte Funktion, um die Meldung direkt aus dem System heraus vorzunehmen.  Zur Abgabe des Formulars über Elster ist ein entsprechendes Benutzerkonto notwendig. 

Konsequenzen bei Verstößen

Unternehmen, die ihrer Meldepflicht nicht nachkommen, müssen mit Bußgeldern rechnen. Zudem kann die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung angezweifelt werden, was zu Hinzuschätzungen von Umsätzen und Gewinnen führen kann. 

Unsere Empfehlung: Rechtzeitig handeln!

Bereiten Sie sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vor, um Bußgelder und Schätzungen zu vermeiden. Wir unterstützen Sie gerne bei!

Unser Service für Sie

Überlassen Sie uns die aufwendige Kommunikation mit dem Finanzamt. Teilen Sie uns die acht erforderlichen Datenpunkte mit, und wir kümmern uns um die gesamte Meldung für Sie. Gerne kommen wir auch vorbei und entnehmen die Infos direkt aus Ihrem Kassensystem. Damit sparen Sie Zeit und Nerven – und sichern die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchhaltung. Mehr dazu erfahren Sie in unseren Leistungen!

Fazit: 

Die neue Meldepflicht für Kassensysteme ab 2025 betrifft alle Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen. Um Sanktionen und Zweifel an der Kassenführung zu vermeiden, ist eine korrekte und rechtzeitige Meldung essenziell.  Handeln Sie frühzeitig, um Bußgelder und Schätzungen zu vermeiden. 

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